Типы документов
Реклама
Партнеры
Постановление администрации муниципального образования город Новороссийск от 28.05.2014 N 4020 "О проведении смотра-конкурса "Лучший ведомственный архив года" среди организаций - источников комплектования архива муниципального образования город Новороссийск"
АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
ГОРОД НОВОРОССИЙСК
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 28 мая 2014 г. № 4020
О ПРОВЕДЕНИИ
СМОТРА-КОНКУРСА "ЛУЧШИЙ ВЕДОМСТВЕННЫЙ
АРХИВ ГОДА" СРЕДИ ОРГАНИЗАЦИЙ - ИСТОЧНИКОВ КОМПЛЕКТОВАНИЯ
АРХИВА МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОД НОВОРОССИЙСК
В целях улучшения состояния делопроизводства, повышения качества упорядочения документов, обеспечения сохранности архивных документов и формирования архивного фонда в организациях - источниках комплектования государственных и муниципальных архивных учреждений Краснодарского края, руководствуясь Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", приказом управления по делам архивов Краснодарского края от 28 февраля 2014 года № 12 "Об утверждении Положения о краевом смотре-конкурсе "Лучший ведомственный архив года", статьей 32 Устава муниципального образования город Новороссийск, постановляю:
1. Провести смотр-конкурс "Лучший ведомственный архив года" среди организаций - источников комплектования архива муниципального образования город Новороссийск.
2. Утвердить Положение о смотре - конкурсе "Лучший ведомственный архив года" среди организаций - источников комплектования архива муниципального образования город Новороссийск (приложение № 1).
3. Утвердить состав комиссии по проведению смотра-конкурса "Лучший ведомственный архив года" (приложение № 2).
4. Утвердить форму анкеты на участие в смотре - конкурсе "Лучший ведомственный архив года" (приложение № 3).
5. Утвердить форму справки о состоянии делопроизводства и обеспечении сохранности архивных документов (приложение № 4).
6. Управлению информационной политики и средств массовой информации опубликовать настоящее постановление в средствах массовой информации.
7. Контроль за выполнением постановления возложить на заместителя главы муниципального образования, управляющего делами А.В. Фонарева.
8. Постановление вступает в силу со дня его опубликования.
Глава муниципального
образования город Новороссийск
В.И.СИНЯГОВСКИЙ
Приложение № 1
Утверждено
постановлением
администрации муниципального
образования город Новороссийск
от 28 мая 2014 г. № 4020
ПОЛОЖЕНИЕ
О СМОТРЕ-КОНКУРСЕ "ЛУЧШИЙ ВЕДОМСТВЕННЫЙ АРХИВ ГОДА"
СРЕДИ ОРГАНИЗАЦИЙ - ИСТОЧНИКОВ КОМПЛЕКТОВАНИЯ АРХИВА
МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОД НОВОРОССИЙСК
1. Общие положения
1.1. Настоящее положение определяет цели и задачи конкурса "Лучший ведомственный архив года" среди организаций - источников комплектования городского архива (далее Конкурс), проводимого в рамках требований Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Приказ от 18 января 2007 года № 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук".
Учредителем и координатором конкурса является управление архива муниципального образования город Новороссийск.
2. Цели и задачи
2.1. Улучшение состояния делопроизводства, обеспечения сохранности архивных документов, отбора и подготовки их к передаче на хранение в управление архива;
2.2. Выявление недостатков в ведении делопроизводства и организации работы ведомственных архивов, определение путей их устранения;
2.3. Внедрение передового опыта ведения делопроизводства, технологий хранения, учета и использования архивных документов;
2.4. Совершенствование профессиональных навыков работников, ответственных за ведение делопроизводства, повышение статуса и престижности профессии.
3. Организация и руководство конкурса
3.1. Организацию, проведение и подведение итогов конкурса осуществляет конкурсная комиссия.
3.2. Конкурс проводится под руководством курирующего заместителя главы муниципального образования, управляющего делами А.В. Фонарева.
3.3. В состав конкурсной комиссии включаются лица, обладающие необходимой квалификацией и профессиональными знаниями в сфере архивного делопроизводства.
4. Порядок проведения смотра-конкурса
4.1. В организации - участнике смотра-конкурса создается комиссия, в которую входят: председатель, члены экспертной комиссии, специалисты организации и представитель управления архива муниципального образования город Новороссийск.
4.2. Комиссия организует подготовку пакета документов, в состав которого включаются: анкета состояния организации делопроизводства и ведомственного архива (приложение № 2), копии нормативных, распорядительных документов по делопроизводству, по истории организации (книга, сборники, брошюры, буклеты, фотоальбомы) и фотографии, после чего направляет его в адрес конкурсной комиссии до 30 сентября 2014 года.
4.3. Представители конкурсной комиссии рассматривают представленный пакет документов и готовят справку о состоянии делопроизводства и архива. Справка направляется руководителю организации - участника смотра-конкурса для ознакомления.
4.4. Подведение итогов смотра-конкурса и награждение победителей состоится 30 октября 2014 года.
5. Порядок оценки конкурсной документации и определения победителей смотра-конкурса
5.1. Каждый ведомственный архив участвующий в смотре-конкурсе оценивается конкурсной комиссией с присвоением рейтинга в баллах, по 10-балльной шкале, на основании основных и дополнительных критериев оценки, из содержания и значимости по следующим параметрам:
5.1.1. Нормативно-правовые акты;
5.1.2. Оформление документов и формирование дел;
5.1.3. Комплектование архива;
5.1.4. Обеспечение сохранности архивных документов;
5.1.5. Учет архивных документов;
5.1.6. Использование архивных документов.
5.2. Дополнительно начисляются по 5 баллов за:
5.2.1. Наличие сертифицированных металлических противопожарных дверей в архивохранилище;
5.2.2. Наличие запасного выхода из архивохранилища;
5.2.3. Соблюдение порядка опечатывания архивохранилища и ограничение доступа в него посторонних лиц;
5.2.4. Наличие инструкции о порядке вскрытия архивохранилища и работе архива в условиях чрезвычайной ситуации;
5.2.5. Отсутствие утраты дел в ведомственном архиве;
5.2.6. Отсутствие аварийных ситуаций;
5.2.7. Наличие штатного работника ведомственного архива;
5.2.8. Стаж работника ведомственного архива должен составлять не менее пяти лет.
5.3. Дополнительные бонусные баллы (до 10 баллов) даются ведомственному архиву за наиболее интересный и содержательный, по мнению конкурсной комиссии, пакет конкурсной документации.
6. Награждение победителей смотра-конкурса
6.1. Ведомственные архивы, признанные победителями смотра-конкурса, награждаются дипломами I, II и III степени.
6.2. Вручение дипломов победителям смотра-конкурса на звание "Лучший ведомственный архив года" проводится в торжественной обстановке.
6.3. Информация об итогах смотра-конкурса и его победителях размещается на сайте администрации муниципального образования город Новороссийск и на официальном интернет-сайте "Архивы Кубани".
Начальник управления архива
муниципального образования
город Новороссийск
Н.А.МАРТОВЕЦКИХ
Приложение № 2
Утвержден
постановлением
администрации муниципального
образования город Новороссийск
от 28 мая 2014 г. № 4020
СОСТАВ
КОНКУРСНОЙ КОМИССИИ ПО ПРОВЕДЕНИЮ СМОТРА-КОНКУРСА
"ЛУЧШИЙ ВЕДОМСТВЕННЫЙ АРХИВ"
Фонарев Андрей Владимирович - заместитель главы муниципального образования, управляющий делами, председатель комиссии
Хачатрян Вера Георгиевна - главный специалист управления архива муниципального образования город Новороссийск, секретарь комиссии
Члены комиссии:
Мартовецких Наталья Анатольевна - начальник управления архива муниципального образования город Новороссийск
Новиков Сергей Геннадьевич - председатель исторического общества РОИА г. Новороссийска (по согласованию)
Хлопотова Елена Сергеевна - начальник делопроизводства
Высоцкая Наталья Георгиевна - заместитель начальника управления архива муниципального образования город Новороссийск
Асатурова Любовь Тимофеевна - начальник общего отдела управления делопроизводства
Начальник управления архива
муниципального образования
город Новороссийск
Н.А.МАРТОВЕЦКИХ
Приложение № 3
Утверждена
постановлением
администрации муниципального
образования город Новороссийск
от 28 мая 2014 г. № 4020
АНКЕТА
СОСТОЯНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ВЕДОМСТВЕННОГО АРХИВА
Дата создания организации _________________________________________________
Ответственный за архив ____________________________________________________
(фамилия, имя, отчество, должность, образование, стаж работы в архиве)
N
Вопросы анкеты
Примечание
1
2
3
1.
Нормативные правовые акты
1
Инструкция по ведению делопроизводства (дата утверждения, номер приказа)
2
Приказ о создании экспертной комиссии (ЭК) (дата и номер приказа), наличие протоколов
3
Положение об экспертной комиссии (дата учреждения, номер приказа, дата согласования с архивным учреждением)
4
Положение об архиве (дата учреждения, номер приказа, дата согласования с архивным учреждением)
5
Ф.И.О. ответственного лица за ведение делопроизводства и архив (дата и номер приказа)
6
Наличие приказа о назначении ответственных за делопроизводство и архив в структурных подразделениях (дата и номер приказа)
7
Номенклатура дел (дата утверждения), своевременность согласования с архивным учреждением
2.
Оформление документов и формирование дел
1
Наличие необходимых реквизитов при оформлении документов текущего делопроизводства (да/нет)
2
Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел (в соответствии, в основном, частично)
-
Проведение экспертизы ценности документов специалистами структурных подразделений (да/нет)
3.
Комплектование архива
1
Передача дел в ведомственный архив в упорядоченном состоянии. Наличие сдаточных описей дел (да/нет)
2
Описи дел постоянного хранения (по какой год утверждены руководителем организации и ЭПК управления по делам архивов)
3
Описи дел по личному составу (по какой год утверждены руководителем организации и согласованы с архивным учреждением)
4.
Обеспечение сохранности архивных документов
1
Наличие отдельно выделенного помещения под архив (да/нет, при наличии указать площадь архивохранилища)
2
Характеристика помещения архива: подвальное, сухое, сырое, светлое, темное
3
Освещение (электрическое, естественное, наличие герметичных плафонов)
4
Отопление: имеется/отсутствует
5
Температурно-влажностный режим, соблюдается, не соблюдается
6
Сигнализация пожарная (есть/нет)
7
Охранная сигнализация (есть/нет)
8
Наличие первичных средств пожаротушения (их количество и своевременность зарядки огнетушителей)
9
Двери архива (металлические, обитые металлом, комбинированные, деревянные, пластиковые)
10
Наличие решеток на окнах при наличии окон (распашные, глухие)
11
Наличие запасного выхода из архивохранилища (да/нет)
12
Картонирование дел (да/нет, процент картонирования)
13
Стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные
14
Шкафы: металлические, деревянные
15
Наличие топографирования (да/нет)
16
Проверка наличия и состояния документов (проводится (да/нет, периодичность проведения проверок, составление актов проверки и внесение изменений в учетные документы)
17
Порядок опечатывания архивохранилища, наличие инструкции о порядке опечатывания (да/нет)
18
Наличие инструкции о порядке вскрытия архивохранилища и работе архива в условиях чрезвычайной ситуации (да, нет, дата утверждения)
19
Аварийные ситуации (да/нет, если были - указать причин) и дату)
5.
Учет аварийных документов
1
Книга учета поступления и выбытия документов (да/нет, указать крайние даты)
2
Наличие полного комплекта описей дел постоянного хранения (да/нет, указать за какие годы)
3
Наличие полного комплекта описей дел по личному составу) да/ нет, указать за какие годы)
4
Наличие актов приема-передачи дел на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив (указать за какие годы)
5
Наличие актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (указать за какие годы)
6
Оформление паспорта архива (да/нет, указать за какие годы)
7
Ведение дел фонда (да/нет, состав документов)
6.
Использование архивных документов
1
Выдача справок социально-правового характера (указать количество справок за год)
2
Порядок выдачи дел из хранилища (наличие журнала учета выдачи дел во временное пользование, порядок выдачи дел, на какой срок, осуществление контроля возврата дел)
Председатель комиссии: _________________ ________________________
подпись расшифровка подписи
Члены комиссии: _________________ ________________________
подпись расшифровка подписи
_________________ ________________________
подпись расшифровка подписи
_________________ ________________________
подпись расшифровка подписи
_________________ ________________________
подпись расшифровка подписи
Приложение № 4
Утверждена
постановлением
администрации муниципального
образования город Новороссийск
от 28 мая 2014 г. № 4020
СПРАВКА
О СОСТОЯНИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ОБЕСПЕЧЕНИИ
СОХРАННОСТИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
в __________________________________________________
(название организации)
В результате изучения состояния делопроизводства и обеспечения сохранности архивных документов установлено следующее:
1. Своевременность внесения изменений в локальные нормативные правовые акты по делопроизводству и архиву. Качество и своевременность составления номенклатуры дел.
2. Правильность формирования и оформления дел в текущем делопроизводстве.
3. Качество научно-технической обработки дел и проведения экспертизы ценности документов. Полнота состава описей дел.
4. Соответствие условий хранения документов требованиям архивного законодательства.
5. Правильность ведения учетных документов ведомственного архива.
6. Порядок использования архивных документов в архиве.
Выводы и предложения:
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
Представители муниципального ________________________________________
архивного учреж (наименование должности, подпись,
расшифровка подписи)
Дата
Со справкой ознакомлен:
Руководитель организации - ________________________________________
участника смотра-конкурса (наименование должности, подпись,
расшифровка подписи)
Дата
------------------------------------------------------------------
По датам
Введите даты для поиска:
Информация
Ключевые слова