Региональное
Законодательство
Краснодарского края

Приказ Управления по делам архивов Краснодарского края от 07.07.2014 N 34 "Об утверждении Порядка работы с обращениями граждан в управлении по делам архивов Краснодарского края"

УПРАВЛЕНИЕ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ

ПРИКАЗ
от 7 июля 2014 г. № 34

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН
В УПРАВЛЕНИИ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ
Список изменяющих документов
(в ред. Приказа Управления по делам архивов Краснодарского края
от 22.10.2015 № 56)

В целях реализации Федерального закона от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Закона Краснодарского края от 28 июня 2007 года № 1270-КЗ "О дополнительных гарантиях реализации права на обращение в Краснодарском крае" и в целях повышения эффективности деятельности и совершенствования работы с обращениями граждан в управлении по делам архивов Краснодарского края приказываю:
1. Утвердить прилагаемый Порядок работы с обращениями граждан в управлении по делам архивов Краснодарского края.
2. Главному консультанту отдела анализа и координации деятельности архивных учреждений края Е.Г. Нарутдиновой обеспечить публикацию настоящего Приказа на официальном сайте администрации Краснодарского края и его размещение на сайте управления в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".
3. Начальнику отдела анализа и координации деятельности архивных учреждений края Е.Ю. Рубцовой обеспечить контроль над выполнением Порядка работы с обращениями граждан в управлении по делам архивов Краснодарского края.
4. Контроль над выполнением настоящего Приказа возложить на заместителя руководителя управления Т.К. Орлову.
5. Настоящий Приказ вступает в силу на следующий день после его официального опубликования.

Руководитель управления
В.В.ГОРКОВЕНКО





Приложение

Утвержден
Приказом управления
по делам архивов
Краснодарского края
от 7 июля 2014 г. № 34

ПОРЯДОК
РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН В УПРАВЛЕНИИ
ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ
Список изменяющих документов
(в ред. Приказа Управления по делам архивов Краснодарского края
от 22.10.2015 № 56)

1. Общие положения

1.1. Порядок работы с обращениями граждан в управлении по делам архивов Краснодарского края (далее - Порядок и управление соответственно) разработан в целях повышения уровня внесудебной защиты конституционных прав и законных интересов граждан и определяет сроки и последовательность действий (процедуры) при рассмотрении письменных и устных обращений граждан (далее - обращения).
Порядок также распространяется на правоотношения, связанные с рассмотрением обращений объединений граждан, в том числе юридических лиц, а также на правоотношения, связанные с рассмотрением обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, осуществляющих публично значимые функции государственными и муниципальными учреждениями, иными организациями и их должностными лицами.
Требования настоящего Порядка являются обязательными для всех государственных гражданских служащих, замещающих должности государственной гражданской службы в управлении (далее - должностные лица управления).
1.2. Рассмотрение обращений граждан осуществляется в соответствии с:
Конституцией Российской Федерации;
Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ "О персональных данных";
Законом Краснодарского края от 28 июня 2007 года № 1270-КЗ "О дополнительных гарантиях реализации права граждан на обращение в Краснодарском крае";

Федеральным законом от 25 октября 2004 года № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
Законом Краснодарского края от 6 декабря 2005 года № 958-КЗ "Об архивном деле в Краснодарском крае";
Постановлением главы администрации (губернатора) Краснодарского края от 15 февраля 2001 года № 76 "Об управлении по делам архивов Краснодарского края" (в редакции Постановления от 16 июля 2008 г. № 683);
Постановлением главы администрации Краснодарского края от 29 декабря 2004 года № 1315 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Краснодарского края";
Постановлением главы администрации Краснодарского края от 26 марта 2008 года № 235 "О мерах по упорядочению использования электронной почты в исполнительных органах государственной власти Краснодарского края".

2. Требования к порядку рассмотрения обращений граждан

2.1. Местонахождение управления по делам архивов Краснодарского края:
Почтовый адрес: 350000, г. Краснодар, ул. Коммунаров, 89.
Режим работы с 9.00 до 13.00 и с 14.00 до 18.00.
Выходные дни: суббота, воскресенье.
Официальный сайт управления: www.kubanarhiv.ru.
Адрес электронной почты управления: kubanarchive@mail.ru, uda@krasnodar.ru.
Телефон/факс: 8861-274-31-35 для приема письменных обращений граждан.
2.2. Информирование граждан о порядке работы с обращениями граждан осуществляется в устной, письменной форме (в том числе в форме электронного документа). Должностные лица, ответственные за рассмотрение обращений граждан, осуществляют информирование заявителей: о местонахождении и графике работы управления; о справочных телефонах и почтовых адресах; об электронном адресе сайта управления в информационно-телекоммуникационной сети Интернет, адресе электронной почты управления, порядке, форме и месте размещения информации в печатных и электронных средствах массовой информации.
2.3. Информирование заявителей в управлении по делам архивов Краснодарского края осуществляется при:
непосредственном обращении заявителя лично по телефону, письменной почтой, электронной почтой, факсимильной связью в управление;
размещении информационных материалов в сети "Интернет" на портале органов исполнительной власти Краснодарского края, официальном сайте администрации Краснодарского края.
2.4. На входе в управление в доступном для обозрения месте размещается информационный стенд, содержащий следующие материалы: текст Порядка, тексты нормативных правовых актов, определяющих порядок рассмотрения обращений граждан, телефоны и график работы, почтовый адрес, адреса электронной почты, графики приема граждан должностными лицами.
2.5. Рассмотрение обращений граждан осуществляется бесплатно.

3. Сроки и последовательность действий (процедур)
при рассмотрении письменных и устных обращений граждан

3.1. Прием и первичная обработка письменных обращений

3.1.1. Основание для начала организации рассмотрения обращения граждан - поступление в управление письменного обращения (в том числе в электронном формате).
3.1.2. Письменное обращение может быть доставлено непосредственно гражданином, его представителем, поступить по почте, каналам электронной связи.
3.1.3. Поступающие обращения в день поступления передаются должностному лицу, ответственному за регистрацию обращений.
3.1.4. В целях обеспечения безопасности при работе с обращениями перед вскрытием конверта должностное лицо, ответственное за регистрацию, проверяет его на безопасность вложения. При обнаружении подозрительного почтового отправления (большая масса, смещение центра тяжести, наличие масляных пятен, необычный запах, особенности оформления и другое) указанный специалист сообщает об этом отправлении руководителю управления для принятия мер в соответствии с действующим законодательством.
3.1.5. После вскрытия конверта проверяется наличие в нем письменных вложений. В случае выявления опасных или подозрительных вложений в конверте (бандероли, посылке) работа с обращением приостанавливается до выяснения обстоятельств и принятия соответствующего решения.
3.1.6. Обращения, поступившие в форме электронных сообщений (в том числе в виде интернет-обращений в виртуальную приемную на сайте управления), обрабатываются аналогично письменным обращениям.
3.1.7. После вскрытия конверта проверяется наличие в нем письменных вложений. Если в конверте отсутствует письменное вложение либо обнаружилась недостача упоминаемых автором или описью документов, составляется акт. Также составляется акт на письмо, к которому прилагаются денежные знаки, кроме изъятых из обращения, ценные бумаги, оригиналы документов (паспорт, военный билет, трудовая книжка, пенсионное удостоверение и другое).
3.1.8. К тексту письма подкладывается конверт, который хранится вместе с обращениями в течение всего периода его рассмотрения. В случае отсутствия текста письма к конверту (или вложенным материалам, если они имеются) подкладывается текст "письменного обращения к адресату нет".

3.2. Регистрация обращений

3.2.1. Все поступающие письменные обращения регистрируются в единой системе электронного документооборота "СИНКОПА" и в журнале регистрации и учета письменных обращений граждан.
3.2.2. Документы регистрируются в день их поступления.
3.2.3. Информация о персональных данных авторов обращений хранится и обрабатывается с соблюдением требований законодательства Российской Федерации о персональных данных.
3.2.4. Обращения, поступившие с пометкой "Лично", регистрируются в соответствии с Порядком.
3.2.5. Не подлежат повторной регистрации обращения, являющиеся копией предыдущего обращения (подлинному документу и копии присваивается один регистрационный номер), поступившие: по электронной почте в один и тот же день; из одного и того же органа различными способами с тем же сопроводительным письмом.
3.2.6. Зарегистрированные обращения заявителям не возвращаются (за исключением случаев, предусмотренных федеральным законодательством). Возврат обращения заявителю возможен до его регистрации. По письменному запросу заявителю возвращаются приложения к обращению как во время рассмотрения, так и во время архивного хранения.

3.3. Направление обращений на рассмотрение

3.3.1. Решение о направлении обращения на рассмотрение принимается руководителем управления, его заместителем.
3.3.2. Если в поручении по рассмотрению обращения (далее - поручение) указаны несколько исполнителей, то оригинал обращения направляется первому исполнителю.
3.3.3. При направлении обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иную организацию в случае необходимости в указанных органах или у должностного лица запрашиваются документы и материалы о результатах рассмотрения обращения.
3.3.4. Обращение, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, может быть оставлено без ответа по существу поставленных в нем вопросов с уведомлением гражданина, направившего обращение, о недопустимости злоупотребления правом.
3.3.5. Письменное обращение, содержащее информацию о фактах возможных нарушений законодательства Российской Федерации в сфере миграции, направляется в течение пяти дней со дня регистрации в территориальный орган федерального органа исполнительной власти, осуществляющего правоприменительные функции, функции по контролю, надзору и оказанию государственных услуг в сфере миграции, и главе администрации (губернатору) Краснодарского края с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации его обращения, за исключением случая, указанного в пункте 3.5.9 настоящего Порядка.
(п. 3.3.5 введен Приказом Управления по делам архивов Краснодарского края от 22.10.2015 № 56)

3.4. Рассмотрение обращений

3.4.1. Обращение подлежит обязательному рассмотрению.
3.4.2. Рассмотрение обращения завершается подготовкой ответа и направлением его заявителю.
3.4.3. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, со ссылками на нормативные правовые акты, архивные справки, предоставленные государственными и муниципальными архивами края, давать исчерпывающие разъяснения на все поставленные в обращении вопросы. При подтверждении фактов нарушений прав заявителя, изложенных в жалобе, в ответе следует указать, какие меры приняты к виновным должностным лицам.
3.4.4. Запрещается направлять гражданам ответы с исправлениями, ошибками (в том числе в реквизитах).
3.4.5. Если на обращение дается промежуточный ответ, то в тексте указываются срок или условия окончательного решения вопроса.
3.4.6. Обращение, на которое дается промежуточный ответ (продление срока рассмотрения), в архив не направляется до разрешения вопросов, поднимаемых в нем.
3.4.7. Оригиналы документов возвращаются исполнителем автору обращения путем личного вручения или способом, обеспечивающим их сохранность.
3.4.8. Ответы заявителям подписываются руководителем управления, его заместителем.
3.4.9. Если поручение дано одновременно нескольким должностным лицам, то работу по рассмотрению обращения координирует лицо, обозначенное в поручении первым, им обобщаются материалы, готовится и направляется ответ заявителю (при необходимости - в контролирующий орган).
Соисполнители не позднее пяти дней до истечения срока исполнения обращения представляют ответственному исполнителю необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа. При этом персональную ответственность за рассмотрение обращения несут все исполнители.
3.4.10. При рассмотрении повторного обращения (обращения, поступившего от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, в котором обжалуется решение, принятое по предыдущему обращению, или указывается на недостатки, допущенные при рассмотрении и разрешении предыдущего обращения, либо сообщается о несвоевременном рассмотрении предыдущего обращения, если со времени его поступления истек установленный законодательством срок рассмотрения) анализируется имеющаяся по поднимаемым в нем вопросам переписка. Письма одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения, считаются первичными. Не являются повторными письма одного и того же заявителя, но по разным вопросам, а также многократные - по одному и тому же вопросу, по которому заявителю давались исчерпывающие ответы.
3.4.11. Письма с просьбами о личном приеме рассматриваются как обычные обращения. Если в обращении не указана проблема, то заявителю направляется сообщение о порядке организации личного приема граждан должностными лицами, а заявление оформляется "В дело" как исполненное.
3.4.12. Письма граждан, поступившие из редакций средств массовой информации, от руководителей политических партий и общественных объединений (в том числе с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения), рассматриваются в соответствии с Порядком.
3.4.13. Если в обращении содержится вопрос, на который заявителю неоднократно давались письменные подробные мотивированные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями в тот же орган и тому же должностному лицу, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, то руководитель управления, его заместитель, рассматривающие обращение, на основании служебной записки исполнителя вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу. Сообщение о прекращении переписки в тридцатидневный срок со дня регистрации обращения направляется автору.
3.4.14. Обращения, поступившие из органов власти с контролем исполнения, а также от депутатов всех уровней, ставятся на контроль.
3.4.15. Обращения, поступившие из контролирующих органов, считаются исполненными и снимаются с контроля после всестороннего рассмотрения всех поставленных заявителями вопросов, принятия необходимых мер и направления ответов в соответствии с поручением.
3.4.16. На коллективное обращение ответ дается на имя гражданина, по фамилии которого оно учтено. В отдельных случаях по требованию лиц, подписавших обращение, ответы направляются и другим адресатам. В тексте ответа необходимо указать, что ответ дается на коллективное обращение.
3.4.17. Если заявитель не указывает почтового адреса или просит ответить ему по электронной почте, то ответ готовится на бланке в одном экземпляре и направляется в форме электронного образа документа, полученного в результате сканирования, по адресу электронной почты, указанному в обращении.
3.4.18. Если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.
3.4.19. Должностные лица, ответственные за рассмотрение обращений, несут установленную законодательством Российской Федерации ответственность за сохранность находящихся у них на рассмотрении обращений и документов. Ответственность должностных лиц закрепляется в их должностных регламентах.
3.4.20. Сведения, содержащиеся в обращении, а также персональные данные заявителя могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностного лица, работающего с обращением. Не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращении, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направленном в органы власти и организации, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

3.5. Срок рассмотрения обращений граждан

3.5.1. Обращения, поступившие в управление по вопросам, относящимся к его компетенции, рассматриваются в течение 30 дней. Указанный срок исчисляется от даты регистрации обращения до даты направления ответа заявителю.
3.5.2. Обращения депутатов представительных органов, связанные с обращениями граждан, не требующие дополнительного изучения и проверки, рассматриваются безотлагательно, но не позднее 15 дней.
3.5.3. Обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию управления, направляется в течение 7 дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которого входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением заявителя, направившего обращение.
3.5.4. В случае направления запроса в другие органы власти руководитель управления вправе продлить срок его рассмотрения не более чем на 30 дней при условии уведомления об этом заявителя.
3.5.5. Для решения вопроса о продлении срока рассмотрения обращения руководителю управления предоставляется служебная записка, подготовленная непосредственным исполнителем, с обоснованием необходимости продления срока рассмотрения.
3.5.6. По дубликатному обращению (обращение, являющееся копией предыдущего обращения, либо экземпляр обращения по одному и тому же вопросу и в интересах одного и того же лица), приобщенному к материалам рассмотрения первого обращения, срок рассмотрения соответствует сроку рассмотрения первого обращения.
3.5.7. Если дубликат обращения поступил после разрешения основного обращения, то не позднее десятидневного срока ответ на него направляется с кратким изложением принятого ранее решения, со ссылкой на дату и исходящий номер предыдущего ответа и с приложением его копии.
3.5.8. Если в обращении обжалуется судебное решение, то в течение 7 дней со дня регистрации обращение возвращается заявителю, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения, при этом снимается копия обращения для последующего хранения его в деле.
3.5.9. Если текст обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в иные органы власти и организации в соответствии с их компетенцией, о чем в течение 7 дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
3.5.10. Исполнители несут ответственность за соблюдение сроков рассмотрения обращений.
3.5.11. Максимальный срок регистрации и отправки ответа - не более одного дня со дня его подписания.

3.6. Хранение материалов рассмотрения обращений

3.6.1. Материалы рассмотрения обращения после списания "В дело" должностным лицом, давшим поручение, передаются на хранение.
3.6.2. Срок хранения обращений граждан с материалами по их рассмотрению - 5 лет ЭПК. На постоянное хранение отбираются предложения, письма творческого характера, заявления, жалобы, содержащие сведения о серьезных недостатках и злоупотреблениях. По истечении срока хранения дела подлежат уничтожению в установленном порядке.

3.7. Личный прием граждан

3.7.1. Прием посетителей осуществляется ежедневно согласно графику (режиму) работы управления.
3.7.2. Информация о графике (режиме) работы размещается на стенде в здании управления, в котором оно осуществляет свою деятельность.
3.7.3. Организацию личного приема граждан в управлении осуществляет должностное лицо, ответственное за организацию работы с обращениями граждан.
3.7.4. Прием граждан осуществляется в порядке очередности. В исключительных случаях возможен прием вне очереди по состоянию здоровья заявителя либо в связи с удаленностью места его проживания.
3.7.5. Заявитель при устном обращении предъявляет документ, удостоверяющий личность, и сообщает суть обращения.
3.7.6. Ведущий прием обязан дать заявителю исчерпывающие разъяснения по интересующим его вопросам либо разъяснить, к компетенции каких органов и организаций относятся эти вопросы.
3.7.7. Во время приема заявитель может оставить письменное обращение, которое передается на регистрацию для дальнейшей работы в соответствии с Порядком.
3.7.8. Копия первой страницы обращения, принятого на личном приеме, возвращается лицу, доставившему обращение. На указанной копии проставляется штамп управления, указывается дата принятия обращения, количество принятых листов (если их более одного), контактный телефон для справок и фамилия должностного лица, принявшего обращение.
3.7.9. Личный прием граждан в управлении осуществляется руководителем, его заместителем при поступлении обращений, рассмотрение которых находится в их компетенции, в соответствии с графиком личного приема.
3.7.10. Личный прием граждан руководителем, его заместителем проводится после всестороннего рассмотрения поставленных вопросов, для чего подбираются необходимые документы, уточняются мотивы обращения и суть вопроса, изучаются документы, подтверждающие обоснованность требований заявителя.
3.7.11. На каждого заявителя, принятого на личном приеме руководителем управления, его заместителем оформляется регистрационно-контрольная карточка личного приема.
3.7.12. Если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина дается устно в ходе приема, о чем делается запись в регистрационно-контрольной карточке личного приема. В остальных случаях заявителю в соответствии с Порядком направляется письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
3.7.13. В случае если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию управления, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.
3.7.14. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

4. Контроль за рассмотрением обращений граждан

4.1. Контроль за рассмотрением обращений граждан осуществляется в целях обеспечения своевременного и качественного исполнения поручений, принятия оперативных мер по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан, анализа содержания поступающих обращений, хода и результатов работы с обращениями.
4.2. Контроль за исполнением поручений включает:
постановку поручений на контроль;
сбор и обработку информации о ходе рассмотрения обращений;
подготовку оперативных запросов исполнителям о ходе и состоянии исполнения поручений;
снятие обращений с контроля.
4.3. Текущий контроль осуществляется руководителем структурного подразделения путем проведения проверок соблюдения и исполнения должностными лицами положений Порядка.
4.4. Должностное лицо, ответственное за организацию работы с обращениями граждан, по итогам работы за кварталы и календарного года до 5-го числа месяца, следующего за отчетным периодом, передает в управление по работе с обращениями граждан в департаменте внутренней политики администрации Краснодарского края обобщенную информацию о результатах рассмотрения обращений граждан.

Начальник отдела анализа и
координации деятельности архивных
учреждений управления по делам
архивов Краснодарского края
Е.Ю.РУБЦОВА


------------------------------------------------------------------